Quy Định Mới Nhất Về Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ
Hiện nay, số hóa tài liệu lưu trữ phải tuân theo Thông tư số 01/2023/TT-BNV, quy định tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu điện tử. Một số quy định quan trọng bao gồm:
- Chữ ký số: Tài liệu số hóa phải có chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức quản lý.
- Vị trí chữ ký: Góc trên, bên phải trang đầu tài liệu.
- Dấu xác thực: Dấu đỏ của tổ chức, định dạng .png, kích thước đúng như dấu thực tế.
- Thông tin đi kèm: Tên cơ quan, ngày tháng năm xác thực, giờ phút giây.
Bảng Tiêu Chuẩn Định Dạng Số Hóa
| STT | Thông Tin | Định Dạng | Độ Dài |
| 1 | Số lưu trữ | Archives Number | String (50) |
| 2 | Ký hiệu thông tin | InforSign | String (30) |
| 3 | Tên sự kiện | EventName | String (500) |
| 4 | Tiêu đề phim/âm thanh | Movie Title | String (500) |
| 5 | Ghi chú | Description | String (500) |
| 6 | Tác giả | Recorder | String (300) |
| 7 | Địa điểm | Record Place | String (300) |
| 8 | Thời gian | Record Date | DD/MM/YYYY |
| 9 | Ngôn ngữ | Language | String (100) |
| 10 | Thời lượng | Play Time | String (8) |
| 11 | Tài liệu đi kèm | Doc Attached | String (300) |
| 12 | Chế độ sử dụng | Mode | String (20) |
| 13 | Chất lượng | Quality | String (50) |
| 14 | Tình trạng vật lý | Format | String (50) |
-
Lưu Ý Khi Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ
2.1 Chọn Định Dạng File Ảnh
Việc lựa chọn định dạng ảnh phù hợp sẽ đảm bảo chất lượng tài liệu số hóa:
- JPG: Phù hợp cho tài liệu có hình ảnh.
- TIFF: Chất lượng cao, ít bị mất dữ liệu.
- PNG: Hỗ trợ nền trong suốt, bảo toàn chi tiết.
2.2 Lựa Chọn Hình Thức Lưu Trữ Phù Hợp
Tài liệu số hóa cần được lưu trữ trên phương tiện an toàn:
- Máy chủ nội bộ, hệ thống Cloud: Đảm bảo bảo mật và truy cập linh hoạt.
- Ổ cứng rời, USB, CD/DVD: Phù hợp cho lưu trữ sao lưu.
2.3 Xây Dựng Hệ Thống Siêu Dữ Liệu (Metadata)
Siêu dữ liệu giúp quản lý và tìm kiếm tài liệu hiệu quả hơn:
- Mô tả chi tiết nội dung tài liệu: Giúp dễ dàng truy xuất.
- Tích hợp từ khóa và danh mục: Hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng.
- Kết nối với hệ thống quản lý tài liệu (DMS): Tối ưu lưu trữ và bảo mật.
- Kết Luận
Số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, bảo mật thông tin và nâng cao hiệu quả vận hành. Tuân thủ các quy định mới nhất và triển khai đúng cách sẽ mang lại lợi ích lâu dài. Nếu bạn cần tư vấn về số hóa tài liệu, hãy liên hệ với Net Group để được hỗ trợ chuyên sâu!
Các bước số hóa tài liệu lưu trữ
Với nhu cầu và mục tiêu số hóa tài liệu khác nhau, mỗi cơ quan, tổ chức cần xây dựng một quy trình số hóa phù hợp. Dưới đây là 5 bước số hóa tài liệu lưu trữ đơn giản nhưng hiệu quả do Net Group cung cấp.
Bước 1: Lựa Chọn Tài Liệu Lưu Trữ Để Số Hóa
Không phải tất cả tài liệu đều cần số hóa ngay lập tức. Các cơ quan, doanh nghiệp cần xác định rõ tài liệu ưu tiên để chuyển đổi. Việc này giúp tối ưu thời gian, chi phí và đảm bảo giá trị sử dụng của dữ liệu số hóa.
- Nếu số hóa tài liệu nhằm mục đích bảo tồn, cần ưu tiên tài liệu quý, hiếm theo quy định pháp luật.
- Nếu số hóa nhằm cải thiện quản lý và tra cứu, cần ưu tiên tài liệu có tần suất sử dụng cao.
Bước 2: Chuẩn Bị Tài Liệu
Sau khi xác định tài liệu cần số hóa, cần tiến hành các bước chuẩn bị:
- Phân loại tài liệu: Xác định các tài liệu dễ hư hỏng, cần xử lý đặc biệt.
- Kiểm tra và xử lý vật lý: Làm sạch, phẳng tài liệu để tránh sai sót khi quét.
- Chọn phương pháp quét phù hợp: Sử dụng công nghệ Bookscan cho tài liệu đóng quyển, hoặc máy quét chuyên dụng cho tài liệu rời.
Bước 3: Thiết Lập Hệ Thống Quản Lý Tài Liệu Số
Sau khi quét tài liệu, bước tiếp theo là thiết lập hệ thống lưu trữ và quản lý dữ liệu:
- Chuyển đổi định dạng: Lưu tài liệu dưới dạng PDF, JPEG, hoặc XML phù hợp với nhu cầu.
- Tạo siêu dữ liệu (Metadata): Gán từ khóa, danh mục giúp tra cứu nhanh chóng.
- Tích hợp hệ thống: Đưa tài liệu vào phần mềm quản lý tài liệu (DMS) hoặc nền tảng đám mây.
Bước 4: Kiểm Tra Chất Lượng
Kiểm tra chất lượng tài liệu số hóa là bước quan trọng để đảm bảo dữ liệu chính xác:
- So sánh bản số hóa với bản gốc để đảm bảo không mất dữ liệu.
- Kiểm tra độ rõ nét, màu sắc, độ tương phản của từng trang tài liệu.
- Kiểm tra siêu dữ liệu để đảm bảo tài liệu có thể tìm kiếm dễ dàng.
Bước 5: Nghiệm Thu Và Bàn Giao
Cuối cùng, tài liệu số hóa được bàn giao cho đơn vị quản lý và triển khai sử dụng:
- Lưu trữ an toàn: Tài liệu được lưu trên hệ thống bảo mật, có cơ chế sao lưu định kỳ.
- Hướng dẫn sử dụng: Cung cấp tài liệu hướng dẫn và đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống mới.
- Bảo trì và cập nhật: Kiểm tra định kỳ, bổ sung tài liệu mới vào hệ thống.
